Công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch điện tử tương đương bản giấy

Kỳ họp thứ Nhất, Quốc hội khóa XVI vừa thông qua Luật Hộ tịch (sửa đổi). Luật này có hiệu lực từ ngày 1.3.2027.

Luật này quy định về hộ tịch, đăng ký hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch và quản lý nhà nước về hộ tịch.

Luật Hộ tịch sửa đổi đánh dấu thay đổi lớn trong phương thức quản lý hộ tịch, chuyển từ mô hình hành chính dựa trên hồ sơ giấy và nơi cư trú sang số hóa, liên thông dữ liệu.

Một trong những điểm mới quan trọng của Luật Hộ tịch sửa đổi là công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và bản điện tử giấy tờ hộ tịch tương đương với bản giấy.

Trước đây, theo Luật 2014, bản giấy vẫn là căn cứ chính khi thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính. Người dân thường phải xuất trình hoặc nộp bản sao chứng thực, dẫn đến phát sinh nhiều bước trung gian.

Quy định mới cho phép sử dụng dữ liệu điện tử trực tiếp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch, đồng thời yêu cầu cơ quan không yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ nếu thông tin đã có trong hệ thống.

Luật nêu rõ dữ liệu hộ tịch điện tử gồm bản điện tử giấy tờ hộ tịch. Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch đáp ứng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, "có giá trị như giấy tờ hộ tịch bản giấy" khi thực hiện thủ tục hành chính và các giao dịch khác.

Việc công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử là cơ sở để giảm thủ tục giấy tờ, hạn chế tình trạng sao y, chứng thực nhiều lần, đồng thời tạo điều kiện cho việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu liên quan trước khi đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ, cơ sở dữ liệu khác của cá nhân không trùng khớp với thông tin khai sinh thì cơ quan quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu, cấp giấy tờ có trách nhiệm chủ động phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch để kiểm tra, điều chỉnh, bảo đảm thông tin chính xác.

Luật Hộ tịch vừa được Quốc hội thông qua cũng nhấn mạnh nguyên tắc người dân chỉ phải cung cấp thông tin một lần cho cơ quan nhà nước. Các cơ quan có trách nhiệm khai thác, chia sẻ dữ liệu từ các hệ thống đã được kết nối thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại.

Trong khi đó, theo thực tiễn áp dụng Luật Hộ tịch 2014, người dân thường phải kê khai lại thông tin ở nhiều thủ tục dù dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống của cơ quan nhà nước.

Nguyên tắc mới góp phần giảm trùng lặp thông tin, đơn giản hóa quy trình xử lý hồ sơ. Đồng thời, việc liên thông dữ liệu giữa các cơ quan giúp hạn chế sai lệch thông tin, nâng cao tính thống nhất trong quản lý.