Hộ kinh doanh dưới 500 triệu vẫn có thể bị xử phạt nếu sai sót hóa đơn

Dù không phải nộp thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm vẫn bắt buộc lập hóa đơn khi bán hàng cho tổ chức, doanh nghiệp. Nhầm lẫn về quy định này khiến nhiều hộ đối mặt nguy cơ bị phạt, bị ấn định doanh thu và mất quyền miễn thuế.

Miễn thuế không có nghĩa được miễn hóa đơn

Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng tiếp tục được miễn thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định mới. Tuy nhiên, miễn thuế chỉ là miễn nghĩa vụ tài chính, không phải miễn toàn bộ nghĩa vụ quản lý. Trong giao dịch B2B, hóa đơn vẫn là chứng từ bắt buộc, bất kể hộ có phát sinh thuế hay không.

Nhiều hộ nhỏ hiểu nhầm rằng “không nộp thuế thì không cần xuất hóa đơn”. Nhưng doanh nghiệp mua hàng cần hóa đơn để hạch toán chi phí, quyết toán thuế và chứng minh tính hợp lệ của khoản chi. Khi hộ không lập hóa đơn, doanh nghiệp thường từ chối thanh toán hoặc gửi phản ánh tới cơ quan thuế.

Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn hoặc lập sai thời điểm có thể bị phạt 4–8 triệu đồng, dù hộ không phát sinh nghĩa vụ thuế.

Thiếu hóa đơn, hộ kinh doanh mất điểm tựa pháp lý

Trong giao dịch từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, hóa đơn là bằng chứng pháp lý bảo vệ cả người bán và người mua. Việc “quên hóa đơn” không chỉ khiến doanh nghiệp không thể quyết toán chi phí mà còn đẩy hộ kinh doanh vào thế yếu nếu phát sinh tranh chấp.

Một trường hợp thực tế: một hộ bán quà tặng tại Hà Nội cung ứng lô hàng 24 triệu đồng cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhưng không lập hóa đơn. Khi doanh nghiệp yêu cầu chứng từ để hạch toán, hộ không xuất kịp thời điểm, dẫn tới bị xử phạt. Không chỉ mất doanh thu, hộ còn bị đánh giá là không tuân thủ quy định về chứng từ.

Hóa đơn vì vậy không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà là cơ chế bảo vệ giao dịch, nhất là với những hộ kinh doanh có giao dịch lớn hoặc phục vụ khách doanh nghiệp.

Không có hóa đơn, hộ kinh doanh dễ bị ấn định doanh thu

Hệ thống quản lý thuế từ năm 2026 chuyển sang mô hình đối chiếu dữ liệu tự động giữa ngân hàng, ví điện tử, đơn vị vận chuyển và các nền tảng thương mại điện tử. Giao dịch với doanh nghiệp gần như luôn có dấu vết thanh toán, khiến việc đối chiếu của cơ quan thuế dễ dàng hơn.

Khi dòng tiền không có hóa đơn đi kèm, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu theo Luật Quản lý thuế. Điều này đặc biệt xảy ra khi:

- Sổ sách không khớp với ngân hàng.

- Có giao dịch lớn với doanh nghiệp nhưng không lập hóa đơn.

- Dữ liệu thanh toán cao hơn doanh thu hộ tự khai.

- Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị kiểm tra.

Không ít hộ kinh doanh có doanh thu thực 400–450 triệu/năm nhưng bị ấn định lên 520–600 triệu vì thiếu chứng từ. Hệ quả là hộ bị mất quyền miễn thuế, phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và có thể bị truy thu nhiều năm.

Không nộp thuế nhưng vẫn phải đầy đủ chứng từ

Dù không phát sinh thuế GTGT và thuế TNCN, hộ kinh doanh dưới 500 triệu vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Trên hóa đơn, thuế suất GTGT ghi 0%, tiền thuế GTGT ghi 0 đồng. Hộ có thể ghi chú “Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm, không thuộc diện nộp thuế GTGT và TNCN theo quy định”.

Ghi chú này không bắt buộc nhưng giúp doanh nghiệp hạch toán thuận lợi và hạn chế yêu cầu giải trình.

Hộ vẫn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ghi chép sổ doanh thu theo ngày và lập hóa đơn đúng thời điểm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Chính sách miễn thuế cho hộ dưới 500 triệu đồng là hỗ trợ quan trọng, nhưng không làm thay đổi bản chất pháp lý của hóa đơn trong giao dịch B2B. Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường đối chiếu dữ liệu theo dòng tiền, việc không lập hóa đơn đúng quy định không chỉ dẫn đến phạt hành chính mà còn có thể khiến hộ mất quyền miễn thuế và bị xếp vào nhóm rủi ro cao.

Lập hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm, không làm tăng thuế phải nộp, nhưng là tấm lá chắn quan trọng giúp hộ kinh doanh duy trì sự minh bạch và an toàn pháp lý trong giao dịch với doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh dưới 500 triệu phải lập hóa đơn khi:

- Bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp, tổ chức.

- Bên mua yêu cầu hóa đơn, dù là cá nhân.

- Giao dịch thực hiện qua chuyển khoản phục vụ quyết toán của doanh nghiệp.

- Bị nền tảng TMĐT yêu cầu hóa đơn để đối chiếu hàng hóa – dịch vụ.

Hộ kinh doanh dưới 500 triệu không bắt buộc khi:

- Bán lẻ cho cá nhân không có nhu cầu xuất hóa đơn.

- Giao dịch nhỏ lẻ, không có chứng từ thanh toán và không phục vụ mục đích hạch toán của doanh nghiệp.